Подать заявление на отказное письмо по сертификации — задача не такая сложная, как может показаться на первый взгляд, но требует определенного понимания процессов и внимания к деталям. Давайте разберемся, что это за документ, в каких случаях он нужен и как правильно его оформить.

Что такое отказное письмо?

Отказное письмо — это официальный документ, подтверждающий, что определенный товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. То есть, когда продукция не входит в перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации согласно законодательству, вместо сертификата соответствия можно получить это письмо. Для бизнеса это особенно важно, потому что оно может сэкономить время и деньги, избавив от ненужных бюрократических процедур.

В каких случаях нужно отказное письмо?

Отказное письмо востребовано, если вы, например, импортируете товар, который в принципе не подлежит обязательной сертификации, но ваши контрагенты или таможенные органы требуют подтверждения этого факта. Такие ситуации возникают довольно часто. Представьте, вы решили завезти партию декоративных изделий или каких-то специфических комплектующих, и тут таможенники требуют сертификат. Вы знаете, что ваш товар не подлежит сертификации, но без подтверждающего документа дело застопорится. Вот тут и понадобится отказное письмо.

Кроме того, его могут запросить при заключении договоров с крупными торговыми сетями. Даже если продукция не требует обязательной сертификации, сети зачастую хотят быть уверенными, что товар можно продавать без юридических проблем. А еще бывают случаи, когда при продажах на маркетплейсах, таких как Wildberries или Ozon, требуется предоставить документы для размещения товара. И опять же, отказное письмо — ваш спасательный круг.

Это интересно: получить отказное письмо

Кто выдает отказное письмо?

Этот документ выдается аккредитованными органами по сертификации или специализированными экспертными организациями. Важно, чтобы организация, к которой вы обращаетесь, имела аккредитацию и право на выдачу таких писем. Без этого ваше письмо может просто не принять таможня или другие контролирующие органы.

Как подать заявление?

Теперь давайте разберемся поэтапно, как подать заявление на отказное письмо.

Соберите информацию о товаре. Для начала вам нужно четко определить, какой именно товар вы хотите завезти или продать, его технические характеристики, описание, фотографии, если это необходимо. Чем более полная информация, тем проще эксперту понять, попадает ли продукция под сертификацию.

Проверьте код ТН ВЭД. Для подачи заявления вам потребуется определить код ТН ВЭД (Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности) вашего товара. Этот код — своего рода цифровой идентификатор, который определяет категорию продукции. Его можно уточнить в документации производителя или воспользоваться справочниками.

Найдите аккредитованный орган. Следующий шаг — выбор организации, которая выдает отказные письма. Убедитесь, что она имеет необходимые аккредитации. Многие компании предлагают онлайн-консультации, что экономит время.

Подготовьте документы. Вам потребуется пакет документов, включающий:

Заявление на отказное письмо.
Документы на товар (контракт, инвойс, техническое описание, фото).
Паспорт на продукцию или технические условия, если имеются.
Документы, подтверждающие право на импорт (если вы завозите товар).

Это стандартный набор, но в зависимости от организации список может варьироваться. Некоторые фирмы требуют, чтобы все документы были переведены на русский язык, если товар зарубежного происхождения. Так что готовьтесь заранее.

Подача заявления. Обычно это можно сделать как в бумажном, так и в электронном виде. Многие аккредитованные органы предлагают возможность отправить заявление онлайн через их сайт. Это значительно ускоряет процесс. Вам нужно будет прикрепить все собранные документы, заполнить заявление и ждать ответа.

Ожидание и получение письма. После подачи заявления аккредитованная организация проведет экспертизу вашего товара. Они изучат предоставленную информацию, технические характеристики и сделают заключение, подлежит ли товар обязательной сертификации или нет. Если экспертиза показывает, что ваш товар не требует сертификации, вам выдадут отказное письмо. Этот процесс может занять от нескольких дней до недели, в зависимости от сложности продукции и загруженности органа сертификации.

Как выглядит отказное письмо?

Обычно это официальный документ на бланке аккредитованного органа с подписью и печатью, в котором указано:

Название товара.
Описание товара и его технические характеристики.
Код ТН ВЭД.
Подтверждение того, что продукция не подлежит обязательной сертификации согласно законодательству РФ.

Часто также указывают реквизиты заявителя (вашей компании) и сам орган сертификации.

Что делать с отказным письмом?

После того как вы получили отказное письмо, его можно использовать при прохождении таможни, передавать контрагентам или сохранять в архиве компании на случай проверок. Важно, чтобы письмо было всегда под рукой, особенно при работе с государственными органами или крупными заказчиками.

Важные моменты

Теперь, когда вы знаете основные этапы подачи заявления на отказное письмо, хочу обратить ваше внимание на несколько моментов:

Сроки действия отказного письма. Обычно такие письма действуют бессрочно, но бывают ситуации, когда оно может потерять актуальность, если изменится законодательство или технические условия на товар.

Изменения в законодательстве. Регулярно следите за обновлениями в нормативных актах, касающихся сертификации товаров. Иногда категории товаров могут быть добавлены в список обязательной сертификации, и тогда придется получать уже сертификат соответствия.

Дополнительные проверки. Даже если вы получили отказное письмо, это не означает, что в будущем не будет вопросов к вашему товару. Таможня или контрагенты могут запросить дополнительные документы или экспертизу. Лучше всегда иметь наготове техническую документацию на продукцию.

В общем, процесс подачи заявления на отказное письмо по сертификации — это несложная, но ответственная задача. Главное — заранее подготовить все необходимые документы и обратиться в проверенную аккредитованную организацию.